LEXIKON METOD PRŮMYSLOVÉHO INŽENÝRSTVÍ





ERP systémy

Základní charakteristika a zaměření metody

ERP systém (Enterprise Resource Planning) je páteří informačního systému každého podniku. V současné době představují ERP systémy velmi rozsáhlé programové produkty, které v sobě integrují všechny oblasti a zažité podnikové činnosti zajišťující zejména: dlouhodobé, střednědobé i krátkodobé plánování zdrojů, řízení realizace zakázek z hlediska dodržení termínů, plánování a sledování nákladů výroby,zapracováni výsledků všech aktivit do finančního účetnictví. Hlavní funkční oblasti ERP jsou zejména dvě a to logistika a finance.

Toto základní funkční členění se projevuje i ve struktuře jednotlivých hlavních modulů a je natolik obecné, že při porovnávání dokumentace různých ERP systémů se jejich popisy s ohledem na nabízenou funkčnost do značné míry velmi podobají. Rozdíly lze nalézt například v počtu a uspořádání modulů a především v zaměření konkrétního ERP na určitou aplikační oblast a určité typy procesů. Tyto systémy se používají především ve společnostech zaměřených na procesní řízení a to jak pro komplexní řízení výroby, tak i logistiku, účetnictví a v neposlední řadě skladování materiálu.

Popis principu a fungování metody

Podnikové informační systémy, jakožto i zde zmiňované ERP systémy jsou nedílnou součástí každé moderní společnosti. Jejich výhody a přednosti spočívají zejména v automatizaci velkého množství procesů a dat. Dále k oblíbenosti přispívá také značná flexibilita, díky níž jsou využitelné v různých typech společností (zabývajících se výrobou obchodem i financemi). Současně jsou přizpůsobitelné i v rámci těchto odvětví, což je důvodem pro jejich rostoucí oblibu.

V současnosti mohou podniky vybírat z celé řady těchto produktů lišící se zejména cenou, výrobcem a jím poskytovaným službám. Všechny tyto systémy obsahují velké množství tzv. modulů. To jsou části aplikace, které zabezpečují jednotlivé oblasti týkající se výroby, plánování, logistiky, účetnictví apod. ERP systémy tedy fungují na principu shromažďování dat z jednotlivých oddělení podniku a značným způsobem pomáhají uživatelům při plánování a řízení celé výroby. Při implementaci a následném používání se používají určité strategie a pravidla. Způsoby implementace mohou být následující:

· Souběžná strategie — po předem definovanou dobu využívá pokračování starého IS souběžně s novým, a to tak dlouho, dokud nový IS nepracuje spolehlivě. Jedná se o relativně bezpečnou strategii, ale velmi náročnou na kapacity, neboť vzniká nutnost dvojí práce, která se obvykle projeví i v negativním rozpoložení pracovníků.

· Pilotní strategie — nový IS se zavede pouze v jedné organizační jednotce a teprve po jeho ověření se zavede naráz v celé organizaci.

· Postupná strategie — doporučuje se především u rozsáhlých IS. Zpravidla se zahajuje úlohami, které jsou podmiňující pro ostatní úlohy a postupuje se v zavádění v souladu s životním cyklem služby. Zde je nezbytně nutné dobré naplánovaní a sladění všech kroků. Tento typ strategie je časově náročný, neboť je vázán na délky životních cyklů jednotlivých služeb systému.

· Nárazová strategie - zmrazuje se funkčnost současného IS a k témuž okamžiku se nahrazuje novým. Celý proces je velmi náročný na dokonalou přípravu.

V praxi často nelze jednoznačně stanovit, která ze strategií byla použita. Obvykle se jednotlivé varianty spíše prolínají. Převážně jde o kombinaci, kdy se nejprve uplatní pilotní strategie, která se ověří a následně se, spíše postupně než naráz, tedy formou postupné strategie, provádí implementace nové technologie do celé organizace.

Obecné zásady a pravidla pro uživatele jsou dány především správcem celého systému. Ten určí jak uživatele systému, tak jejich pravomoci. V drtivé většině společností má uživatel přístup pouze k těm částem systému, které aktivně využívá při své každodenní práci. Některé části informačního systému má umožněné jen pro čtení, některé nevidí, ani nemůže používat vůbec. Tím se zamezí tomu, aby například technolog mohl změnit nastavení mezd, personalista mohl měnit technologické postupy apod.

Oblastní použití (Implementace)

Informační systémy potažmo ERP systémy, jak již bylo řečeno lze použít s výhodou ve všech typech podnikání. Vhodné použití je jak pro společnost, která má 50 zaměstnanců, tak pro společnost s 500 a více zaměstnanci. Při nasazení ERP systému nerozhoduje ani předmět podnikání společnosti. Lze jej využít jak u výrobní společnosti, tak i přepravní společnosti, tak i společnosti zabývající se pouze prodejem. Nasazení těchto systémů není tedy více méně ovlivněno žádnými faktory a také proto jsou v dnešní době ERP systémy tolik oblíbené a využívané.

Obecná metodika implementace informačních systémů, kterou vypracovala společnost Qinetiq pro potřeby britské vlády je rozdělena do čtyř základních kategorií:

1. Příprava – získání podpory managementu, prozkoumání problémové oblasti, příprava dokumentace, definice cílů, vyhledání dostatečné technické podpory, zajištění dostatečné dokumentace mezi účastněnými stranami

2. Pilotní studie – realistické požadavky na rozpočet, vytvoření prvotního návrhu pilotního systému, vypracování nákladové analýzy, zhodnocení OSS produktu, prvotní pilotní implementace, zhodnocení pilotní studie, přijmout? Zopakovat? Ustoupit?

3. Plánovaní implementace – stanovení rozpočtu, navržení systému, vytvoření projektového plánu, identifikace požadavků na stávající podporu, připojení rozpočtu k projektovým milníkům, oficiální datum převzetí, definování kritérií úspěchu.

4. Provedení implementace – spuštění projektu, sledování postupu vůči plánu, rozpočtu a kritériím přijatelnosti, změna způsobu vedení, zhodnocení projektu, ukončení projektu

Přínosy a cíle za zavedení metod

Hlavní body přínosu zavedení informačního systému:

· výrazné zpřehlednění procesů,

· kvalitní controllingové řízení,

· reálný přehled o dostupnosti materiálu, kapacit a kritických místech,

· přesnější přehled a kontrola nad průběhem zakázek,

· zjednodušení a snížení chybovosti při sběru dat ve výrobních procesech,

· možnost přesnějšího stanovení výrobních časů jednotlivých linek,

· okamžitý přehled o stavu zakázek,

· získávání přesnějších informací pro výstupní kontrolu a expedici,

· výrazné zefektivnění a zjednodušení klíčových řídících procesů,

· podrobnější a kvalitnější informace pro všechny úrovně řízení společnosti,

· aktuální informace o stavu výroby, výsledcích prodeje apod.,

· výrazné zpřehlednění a zefektivnění dílenských činností,

· reálný přehled o stavu rozpracovanosti zakázek, očekávaných termínech jejich dokončení, odchylkách od plánu a přeplnění kapacit,

· výrazné zkvalitnění a zlepšení plánovacích mechanismů a tím zpružnění výroby a zvýšení průchodnosti výrobních kapacit,

· lepší plánování zakázek,

· práce s daty v reálném čase,

· neustálý přehled o obchodních případech.

Jednotný informační systém (ERP systém) by měl mít i další následující výhody:

· kvalitní data pro kvalifikované rozhodování vyššího a středního managementu, kterým by se dalo věřit,

· omezení chybovosti nekvalitním softwarem a lidským faktorem,

· omezení časově náročného vyhledávání rozdílů, úprav dat a ručních převodů,

· zajištění, že data budou on-line, tedy rychle a kdykoliv k dispozici – report bude možno vytvořit prakticky v jakémkoliv okamžiku,

· ucelený informační pohled na obchodní a logistické operace.

Předpoklady pro zavedení metody/bariéry

Pro správnou implementaci informačního systému je důležitá pečlivá příprava. To znamená, že je důležité seznámit všechny zúčastněné s implementací nového systému do podniku a ujištění se, že rozumí tomuto kroku a podporují ho. Základem je tedy získání podpory managementu. Bez jeho podpory by projekt nebyl realizovatelný. Dále je nutné připravit dokumentaci pro budování a následné ověření správnosti implementace, definovat naše očekávání a stanovit si záchytné body při implementaci systému.

Rizika spojená se zavedením informačního systému

Implementace informačního systému s sebou nese mnoho přínosů, ale také některá rizika. Tyto rizika mohou být způsobeny jak ze strany zadávací společnosti, tak ze strany společnosti, která tento systém dodává. Problémy mohou nastat již v počáteční fázi a to nadefinováním nepřesných nebo nereálných požadavků na informační systém. Tým zaměstnanců, který dostane na starosti výběr a implementaci informačního systému nemusí být dobře sestavený (zaměstnanci bez potřebných znalostí v oboru) a může definovat cíle, které i po správném zavedení informačního systému nebudou naplněny. Dalším z rizik, která plynnou ze strany zadávací společnosti může být nepochopení a neochota zaměstnanců. Není-li zaměstnancům řádně vysvětleno, jak se systémem pracovat může být jejich postoj k práci s tímto systémem značně negativní. Problémem ze strany dodavatele může být také nenaplnění předem stanovených požadavků. Dodavatel garantuje, že plně podporuje určité moduly, ale ve skutečnosti mohou být tyto moduly podporovány jen okrajově. Jedním z nejdůležitějších rizik je dlouhá doba implementace informačního systému a s tím spojené prodlužování výrobních časů po tuto dobu. Tyto rizika by měla každá společnost, která se zajímá o zakoupení informačního systému vzít v potaz a snažit se jím předejít.

Top