LEXIKON METOD PRŮMYSLOVÉHO INŽENÝRSTVÍ





Výměna informací s dodavateli - systém EDI

Základní charakteristika a zaměření metody

Elektronická výměna dat představuje komunikační technologii založenou na bezpapírovém obchodním styku. Z původně nutného zla, prosazovaného velkými obchodními řetězci, se díky moderním řešením EDI stal nepostradatelný pomocník mnoha velkých i malých firem, prostřednictvím kterého je možné efektivně vyměňovat a zpracovávat celou řadu dokladů, od elektronických objednávek až po elektronické faktury.

Zavádění EDI (electronic data interchange) komunikace mezi dodavateli a odběrateli se v dnešní době zejména u obchodních firem stává všeobecně vyžadovaným standardem. V případě komunikace s obchodními řetězci v ČR, které ovládají rozhodující část trhu, je schopnost EDI komunikace dokonce součástí nově uzavíraných obchodních smluv a je na ni kladen velký důraz. Proto řešení EDI u daného informačního systému může být pro dodavatele obchodních řetězců i hodnotícím kritériem při výběru nového informačního systému, nebo argumentem pro změnu systému stávajícího.

Popis principu a fungování metody

Elektronickou výměnu dat (EDI) je možné definovat jako elektronickou výměnu obchodních a jiných dokumentů v podobě strukturovaných zpráv mezi dvěma nezávislými informačními systémy. Jde o technologii, která umožňuje plynulý přechod od podnikových či oborových norem k mezinárodním normám (evropský standard) tak, aby pro informační toky stejně jako pro obchodní aktivity byly čím dál měně patrné geografické nebo legislativní hranice, případně i jazykové odlišnosti.

Výměna obchodních dokumentů v systému počítač-počítač probíhá ve standardním elektronickém formátu mezi obchodními partnery. Tím, že dochází k výměně papírové formy obchodních dokumentů do jednoho, elektronického, podniky získávají velké výhody jako je snížení nákladů, zvýšení rychlosti zpracování, snížení chyb a zlepšení vztahů s obchodními partnery. Computer-to-computer-EDI (systém počítač-počítač) nahrazuje klasickou poštu, fax a e-mail. Zatímco e-mail je také elektronický přístup, musí být ještě dokumenty vyměňované prostřednictvím e-mailu řešeny lidmi, spíše než počítači. Zapojení osob zpomaluje zpracování dokumentů a také zavádí chyby. Místo toho, EDI dokumenty proudí přímo až do příslušné aplikace na přijímacím počítači (např. Order Management System) a zpracování může začít okamžitě.

Mezi nejčastější dokumenty vyměňované přes EDI patří objednávky, faktury a upozornění na následující dodávku např. materiálu. Ale existuje mnoho dalších jako konosament (neboli náložní list), celní doklady, doklady o skladování a dokumenty o stavu expedice.

Na obrázcích 1 a 2 jsou uvedeny příklady s použitím EDI systému a bez použití EDI systému.

Obrázek 1: Proces bez systému EDI

Obrázek 2: EDI Proces

Oblastní použití (Implementace)

EDI pro obchodování Business-to-Business

>EDI již při svém vzniku před mnoha lety bylo zamýšleno pouze pro komunikace mezi obchodními partnery – firmami, a to hlavně velkými firmami. Tento stav přetrvává dodnes, a to jak z pohledu implementací EDI systémů, tak z pohledu využívání. Hlavní zákazníci pro implementaci EDI systému – velké firmy - však již EDI implementované mají a nejsou proto už hlavními zákazníky dodavatelů. Zapomíná se na názory zástupců středních firem, které vytvářejí dosud nesaturovaný trh implementací EDI. Dále se s nástupem Internetu a obchodování na Internetu v několika posledních letech stále více pohrává s myšlenkou využití EDI i pro vztah Business-to-Customer.

EDI pro obchodování Business-to-Customer

Klasické EDI není mrtvé. Zatím. Musí se postavit čelem k novým technologiím a trendům. S prudkým rozvojem Internetu v několika posledních letech se požaduje využít stávajících systémů i pro oblast Business-to-Customer. To znamená rozšíření EDI o interaktivitu a propojení s WWW. Objevují se nové technologie, které s tímto počítají, a vývoj v této oblasti se hrne překotně kupředu.

Přínosy a cíle za zavedení metod

V zavádění EDI lze vysledovat tři stupně realizace podle toho, jak hluboko EDI zasahuje do aktivit podniku:

Náhrada papírových dokladů je z těchto tří stupňů nejméně náročná a také nejméně nákladná. Kritériem její úspěšnosti je dostatečné množství informací (dostatečný počet zpráv) vyměňovaných s obchodními partnery. Její výhody se projevují ve snížení nákladů na administrativu a na poštovné, v omezení výskytu chyb a v úspoře času při výměně informací.

Integrace EDI do stávajících informačních systémů představuje (užitečný) zásah do podnikových informačních systémů. Aby se využily výhody EDI, jako je například rychlost komunikace s obchodními partnery, musí tato rychlost mít odpovídající odezvu i uvnitř podniku. Například systém přijímání objednávek bude vyžadovat zlepšení evidence zásob, rychlejší zadávání objednaného zboží do výroby apod. Nebo odesílání faktur cestou EDI by mělo navazovat na pohotový systém pro získání dat potřebných k vystavení faktury. Výhodou tohoto stupně je snížení skladových zásob, nová logistická koncepce, zlepšení toků peněz, vyšší produktivita práce a omezení výskytu chyb. V ČR je ovšem nasazení EDI z těchto důvodů velmi omezené, většina firem je pasivních a nasazuje EDI "z donucení" větších firem.

EDI jako zprostředkující technologie umožňuje radikálním způsobem změnit obchodní koncepci firmy a vztahy k jejím partnerům. EDI se zde stává nedílnou součástí provozní technologie moderního podniku, jehož všechny funkce jsou optimalizovány a vzájemně plně sladěny. V tomto stupni EDI také umožňuje činnost flexibilním obchodním organizacím, které jsou schopné pružně se přizpůsobit a reagovat na proměnlivé požadavky zákazníků a vlivy okolí. EDI je zde prostředkem k dosažení nové kvality podniku a úspora nákladů je přitom jen sekundárním efektem celkové obchodní strategie.

Předpoklady pro zavedení metody/bariéry

Ačkoli se zdá být celý proces složitý, neznamená to, že je nutné investovat obrovské částky. Podpora EDI dnes bývá stále častěji součástí podnikových informačních systémů, a i v případě, že tomu tak není, je obvykle možné s moderními EDI systémy propojení rychle a s minimálními náklady zajistit. Při využití systémů EDI dodávaných formou služby pak odpadají nejen jednorázové investice, ale minimalizují se také provozní náklady. U menších dodavatelů, kteří z důvodu malého počtu dokladů neuvažují o integraci s informačním systémem, jsou dostupné webové služby, které umožní jednoduchou práci s doklady, jejich vystavování na základě prvotního dokladu apod. Pak může EDI využívat skutečně každý. Zájemci o EDI tak již nemusí nakupovat specializovaný software, ani nový hardware. Naprosto postačuje kvalitní připojení k internetu a o vše ostatní se již postará poskytovatel. EDI komunikace je tak nejen dostupnější, ale také spolehlivější a bezpečnější, neboť forma služby omezuje vliv lidského faktoru na straně uživatelů. Největší překážkou je v těchto případech nikoliv investice do EDI, ale do integrace s použitým objednávkovým, skladovým a účetním systémem. Dodavatel pak obvykle používá EDI bez integrace.

Top